Noter le mode de paiement à chaque fois
Pour chaque paiement, notez s’il est en espèces ou en Mobile Money. C’est la seule façon de rapprocher ensuite la caisse physique et le solde du compte Mobile Money.
Garder la référence des paiements Mobile Money
Chaque transaction Mobile Money a une référence. Notez-la sur le reçu : en cas de contestation, elle prouve le paiement et permet de le retrouver dans l’historique du compte.
Gérer les acomptes et les paiements d’avance
- Un acompte est un paiement partiel : notez ce qui est payé et ce qui reste dû.
- Un paiement d’avance couvre plusieurs mois : indiquez la période couverte, pour ne pas relancer l’abonné trop tôt.
- Faites le calcul de la même façon pour tous les abonnés.
Faire une clôture chaque jour
- Additionnez les encaissements du jour en espèces.
- Additionnez ceux du jour en Mobile Money.
- Comparez avec l’argent réellement en caisse et avec les transactions du compte.
- Notez l’écart éventuel et cherchez-en la cause dès le lendemain, pas à la fin du mois.
Séparer l’argent de l’agence et l’argent personnel
Mélanger les deux est la première cause de caisse introuvable. Utilisez, si possible, un compte Mobile Money réservé à l’agence.
Ce que Cabléo prend en charge
Cabléo gère les paiements en espèces et en Mobile Money, les acomptes et les paiements de plusieurs mois d’avance, et fait les calculs pour vous. Un journal des encaissements et une synthèse peuvent s’imprimer.