Le cahier
- Avantages : gratuit, immédiat, aucune formation nécessaire.
- Limites : il se perd ou se déchire, une seule personne l’utilise à la fois, il est difficile d’y retrouver un abonné ou de calculer ce qui est dû.
- Il convient à : une toute petite agence, avec peu d’abonnés et un seul encaisseur.
Le fichier Excel
- Avantages : on retrouve les abonnés, on peut trier, filtrer et faire des totaux.
- Limites : il se partage mal, il faut un ordinateur, les formules cassent facilement, et il ne distingue pas ce que chacun a le droit de voir.
- Il convient à : un patron seul, à son bureau, avec une équipe réduite.
Le logiciel de gestion
- Avantages : tout le monde travaille sur la même information, sur téléphone, avec des droits différents. Les reçus, les relances et la caisse sont intégrés.
- Limites : il demande un temps de prise en main et un abonnement.
- Il convient à : toute agence qui a plusieurs zones, plusieurs collecteurs, ou qui veut arrêter de perdre de l’argent sans le voir.
Quand faut-il passer au logiciel ?
Voici des signes qui ne trompent pas :
- Vous ne savez pas, sans y passer une heure, combien vous doivent vos abonnés.
- Vos collecteurs ne rendent pas le même compte que ce que dit le cahier.
- Vous refaites des reçus à la main tous les jours.
- Vous oubliez régulièrement de relancer des abonnés.
- Vous voudriez suivre l’agence depuis votre téléphone quand vous n’êtes pas sur place.
Ne pas tout recommencer de zéro
Le passage ne doit pas vous obliger à ressaisir tous vos abonnés. Préparez un fichier Excel propre, importez-le, et gardez le cahier en parallèle le temps de vérifier. Notre guide sur l’import des abonnés explique comment préparer le fichier.